ウエダ的日々是好日 その10ー遠く離れても案件さくさくkintone

おはようございます。こんにちは。こんばんは。

10月からGo toキャンペーンが東京も対象になりましたが、一気に京都は人が増えたように感じます。

こんなことなら人が減っていた観光地…宇治とか嵐山とかに
とっとと行っておけばよかったかなーなんてイマサラ思う京都在住民です。

かしこい知り合いが今夏清水寺やらなんやらに行っていて
「イマがチャンス！真似しよう！」と思ってたのにやすみがこればダラダラ過ごしていました。

海外渡航もまた自由度が戻ってきたら人が増えてくるだろうからそれまでには行きたいものです…！
が、

鴨川でぼーっとするだけで、満足できてしまうわたしなのでした。

申し遅れました、ウエダ本社のあさいがお届けいたします。

・　・　・

なかもと神奈川支店長ブログスタート！

ちょこちょこ『シン・ウエダ雑記』をご覧いただいている方はお気づきかもしれませんが、
いままではやしさん・あさいだけが更新しておりましたが、
デザイン室室長／神奈川支店長のなかもとさんが満を持して登場いたしました。

▲記念すべき初回

ひとり神奈川でウエダ社員として働いておられる様子を、
赤裸々に（！）書いていただいておりますのでぜひぜひ覗いてみて下さい。
（2つめの記事で触れられていますが…わたしも良い回転イスがほしいです。）

神奈川視点の働き方実験：▶vol.1　▶vol.2

そんな遠く離れた神奈川の地で働かれているなかもとさんとは、わたしは案件も一緒にやらせていただいています。

（※「え、あさい案件やってるの？」と思われた方へ）
「ブログや京都流議定書等のイベントしているあさいしか見たことない！」
という方には広報担当のように思われているかもしれませんが、そうではないのです。

ウエダ本社、総勢30名のこじんまりした組織ですので一人二役、三役…を担っておりまして、
わたしは営業をしながらこういった広報的な発信活動をさせていただいております！

どうしても距離が遠く離れてしまうと状況共有等がしづらくなりがちですが、
正直なかもとさんと案件を進めていく上でフラストレーションは出てきていません！

そのお助けをしてくれてるのが”kintone”というツールです。

先日行ったDXセミナーでもkintoneのお話をさせていただきましたが、
あさい目線でkintoneをどう使ってるかお伝えしようと思います。

なかもとさん（設計）とあさい（営業）をつなぐ、kintone

そもそも、kintone とは。

わたしが入社した今年1月にはすでにkintone本格的に稼働させて1年半ほどたっており、
その時点で「便利！」と感じたのですがこの10ヶ月でもアップデートを続け「めっちゃ便利！」なこのツール。

…でも「本格的に稼働させ」にミソがあり（笑）、実際ウエダ本社にkintoneを初めて導入したのはさらに1年前でした。

ですが導入してからしばらくは全然使いこなせておらず、宝の持ち腐れ感満載。
やはり最初から何でも上手に、というわけにはいかなかったのです。
が、改めて良いツールなんだから、と使い方を見直したのが2018年の夏のことです。

そのときの様子は、サイボウズさんが毎年開催されている『Cybozu Days』というイベントの2018年時に
われらがリーダー原田さんがお話した記事がめっちゃわかりやすいので併せてご一読いただければうれしいです！

▼こちらから！

さて話を戻すと、その「めっちゃ便利！」なkintoneというツールは、
”働き方改革”や最近だと”ティール組織”として有名な『サイボウズ』社によるサービスで、
SNSのようなコミュニケーション及びデータ管理・蓄積・共有、どちらも実現させてくれます。

もっと詳しいことは、サイボウズさんページが一番わかりやすいので（あたり前だけど）そちらを見てください。

じゃあ、わたしがなかもとさんと実際どんな風にkintoneでやりとりをしているかというと、
ウエダ本社では「何を情報交換したいか」に即してさまざまなアプリをkintone上に作っていますが、
その一つに【案件管理】アプリがあります。

いつ・だれが・なにを、がパッと見でわかる情報共有

中長期に渡ってのお手伝いとなると、
何度もお打ち合わせをさせていただくのはもちろん、ウエダからの提案書やお客様からの資料数も増えてきます。

そういった打合せ記録や、どの資料をいつお渡し・受取りしたかの記録を【案件管理】アプリで一元管理しています。

少しだけどんな様子かお見せすると…

①時系列でファイル共有
②種別を選べる
③メモ欄に、どういう内容のファイルか補足
④発信元を選ぶ（お客様から？ウエダから？仕入先さんから？等）
⑤ドラック＆ドロップでファイルUP！

そして案件ごとにコメント欄があるので
「こんなファイルアップしたから、こんな作業をしたからみてねー！反応してねー！」
というやりとりも、他のメッセージツールを使わず（ウエダだとLINE WORKS等）同じページ上で完結できます。

いまはこんな運用をしていますが、ついこの間までは④発信元を選択する欄はありませんでした！
同じ案件では似たファイル名を付けがちで
「このファイルってお客さんからだっけ？うちが提出したんだっけ？」
という場面が時々あったところ、④の選択欄をつけることによって一気に解消。

と、いう風に使う中でさらに便利にしております！
そしてその設定等はサイボウズさんに都度お願いするわけではなく、
社内で作業しています。（Special Thanks：もりしまさん・ふっちーさん）

つまり各社・各組織がいちばん使いやすい形にカスタマイズでき、
しかもそのカスタマイズ作業も簡単・社内でできてしまうのです。（kintoneさまさま～）

他のアプリ（日報）と連携、二重アップ手間カット！

ちなみに【日報】アプリとも紐付け・ページ下部に表示できるようにしています。

そのため、打合せ記録を日報にアップすれば、
再度テキストを打ち直したりする必要なく打合せ記録も案件に紐付けて完了してしまいます！

コピーアンドペーストだけの単純作業を省略できる、打合せ記録アップロード忘れを防げる
ので細かな作業を後回しにしてしまうわたしにとっては本当にありがたい機能…

SNS的コミュニケーションまでカバー

「kintoneはSNSのようなコミュニケーションもとれて～」とも書きましたが、
その様子はちょうど前回のシン・ウエダ雑記ではやしさんがふれてくださってたのでよければ一緒に読んで下さい(*^^*)

▲やり取りの様子

おいしいお弁当の写真が登場しますのでおなかすいている人は注意かもです（笑）

（おまけ）

じつは10月末をもってウエダを卒業・新たなステージへ歩みを進めた仲間が一人おりました(T_T)ぐすん

わたしは今年入社なのでそれこそ1年未満のお付き合いなのですが、
ツッコミは鋭いし頭はキれて仕事もできるし、でも時々面白くないこと言わはるし、、、
とにかくとても好きな方のお一人だったので非常にさみしく感じております。

が、その方の送別会を月末に、やはりコロナのこともあるので社内で行いました！

▲和気あいあい、神奈川支店からなかもとさんも参加

▲全員参加の絵しりとり／なんと現場系の社員がものすごい画力を秘めていると発覚（デザイン室入室目前？！）

やはり社内でやると、周りの目を気にせずわわたしたちらしく盛り上がれるのはいいなあなんて感じておりました。
そんな雰囲気の中で、卒業するメンバーから一言もらい・社長から激励の言葉もあって送り出すことができてよかったです！

なかがわさん、いつでも遊びに来てくださいね～～！！

▲ウエダで唯一「同期」がいるこの代！それぞれのフィールドで活躍していきましょ～！