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  • ICTシステムデザイン

不動産管理会社様 業務改善システム導入

 お客様の課題

  1. 対応履歴のストックがされていない
    顧客との打合せ、苦情、設備故障などの対応履歴が集約管理されていない為、何かあった際に履歴を辿る作業が非効率かつ時間を要していた。
  2. 契約情報の効率的な管理ができていない
    顧客との契約情報について、部署により二重入力をしていたり、過去のデータをエクセルで保存するには限界を感じていたり、
    外出先で確認することができなかったり、効率的に管理・活用することができていない状況にあった。
  3. 情報の乱立
    部署ごと、業務ごとに場当たり的にデータが作成・保存されていたため、必要な情報を探すのに手間や時間が掛かっていた。
    また、物件ごと、部屋ごと、顧客ごとに情報を横串しに確認・分析する場合や、様々な情報を同時に確認する必要がある場合などには、手間が掛かり非効率が生じていた。

 

 で業務改善

統一したフォーマットで、属人化していた案件の情報を一箇所に集め業務全体を見える化し、
外出先からでもスマートフォンやタブレットで報告・確認できるようにしました。

 

対応履歴

顧客との打合せ、苦情、設備故障などの対応履歴が、kintoneに集約管理され、いつでもどこでも誰でも、必要な時に情報を入力・確認できるようになった。
また、顧客との対応を確実かつスムーズに行い、社内への情報共有・報告なども効率的に行えるようになった。

▼各項目の詳細を閲覧

 

契約管理

顧客との契約情報がkintoneに集約管理され、部署による二重入力が無くなったほか、
過去のデータのストックもされ容易に検索できるようになり、外出先での確認も行うことができ、業務が大幅に効率化された。

 

 

 

リスト一覧・全体検索

kintoneで情報を一元入力することにより、kintoneの情報検索やリストの作成、分析機能など充実した機能を活用し、他部署所管の情報でも手間なく容易に情報を確認したり、資料作成や分析などをすることができ、大幅に業務を効率化することができている。

▼「対応中」や「受付」など、進捗状況を把握

 

▼キーワードから全体検索

 

 

 

kintone導入についてよかった点

  1. kintone導入直後に、緊急事態宣言が発令され、リモートワークを余儀なくされたが、必要な情報を事務所外でも確認することができ、メンバーへの情報共有・報告もし易いため、リモートワークでもスムーズに業務を行うことができた。
  2. 契約関係の社内の紙による回覧手続きをkintoneのプロセス管理機能を活用して、完全電子化に成功することができた。
  3. kintoneを活用して業務改善をしようとする積極的な動きが全社的に広がり、社員の意識向上にも繋がっている。